17, julio 2021 - Montserrat Vera

La agenda es el corazón de tu negocio. Tenerla bien organizada y optimizada no sólo te ayudará a tener un negocio más productivo, sino también a rentabilizar cada minuto de trabajo diario. Tengas una o varias clínicas.

Una de las principales preocupaciones al pensar en una agenda, que garantiza al máximo su ocupación y el aprovechamiento del tiempo, espacio y equipo, es la duración de las sesiones. Aquí entra en juego no solamente el tiempo del tratamiento en sí, sino también la recepción del cliente, la preparación previa de la sala, la configuración de los equipos, los tiempos de espera para que un producto haga su efecto, etc.

Pero, ¿qué pasa si un mismo cliente tiene reservados varios tratamientos a la vez? Todo el tiempo que necesitas para la preparación de cada cita y el resultado en estos casos, es que probablemente estés perdiendo espacios para atender a otros clientes. Eso significa menos capacidad de ocupación, menos disponibilidad y por supuesto, menos citas y ventas.

Si cuentas con una agenda con los tiempos predefinidos y optimizados, gracias a un algoritmo de optimización a medida como el de flowww, aprenderás a evitar tiempos de espera y a aprovechar el tiempo disponible al máximo.

¿Qué efectos tiene esta acción en tu agenda? Al atender a un cliente con 2 o 3 tratamientos seguidos, el sistema aplicará una reducción automática de tiempos en función de las combinaciones definidas con el equipo de producción de manera totalmente personalizada. Esto te evitará tener que realizar ajustes manuales y te ofrecerá mucho más espacio en la agenda, ahorrando los minutos de preparación del cliente por cada nueva cita y además, ganando tiempo para atender a otras citas a lo largo del día.

¿Quieres saber más sobre el funcionamiento de este algoritmo? ¡Sigue leyendo!

¿Clientes con sesiones seguidas?

Conoce la optimización automática de los tiempos en tu agenda

En primer lugar, esta optimización se parametriza a medida, es decir, puedes definir el número de servicios y cuánto tiempo puedes ahorrar. Te ponemos un caso que seguro que ves a diario en tu clínica: un cliente va a hacerse una sesión de láser para 3 zonas.

En este caso, el cliente tiene agendadas 3 citas seguidas, se recuesta en la camilla solo una vez al inicio de la sesión. En el segundo y tercer servicio te sigues y ahorras esos minutos de preparación. Tienes al cliente listo, la máquina ya preparada y tu profesional puede hacer el cambio de zona directo. De esa manera, conseguirás reducir, de media, un bloque de 10 minutos.

Otra manera de ganar tiempo es configurando esta optimización combinando servicios de diferentes familias. ¿Cómo? Para ello, deberás conocer perfectamente la duración de tus servicios y cómo conjugarlos para ahorrar tiempo. Por ejemplo, si un cliente reserva cita para una limpieza facial y para una manicure o pedicure, puedes aprovechar el tiempo de exposición de la mascarilla aplicada para realizarle el otro servicio.

Así, con esta cita múltiple, atendida por el mismo profesional o por otro, conseguirás que la visita del cliente dure, por ejemplo, 40 minutos y no 60, como sucedería si los servicios se realizarán uno tras otro sin contemplar los tiempos de espera propios de tratamientos como las mascarillas faciales, las envolturas corporales o la presoterapia, por ejemplo.

El tiempo que ganas al activar este algoritmo de optimización de las citas puedes dedicarlo a atender más clientes durante el día y a realizar otras actividades de gestión. ¿Quieres saber más sobre el funcionamiento de tu agenda y conocer nuevas formas de sacarle el máximo partido? A continuación, te dejamos algunos artículos podrían interesarte:

Activa este algoritmo y configúralo a medida de las necesidades de tu negocio. Si tienes dudas o necesitas ayuda para ponerlo en funcionamiento, contacta a través del botón de 'Ayuda' de tu sistema con Servicio a Clientes.