Las clínicas de medicina estética mexicanas se enfrentan al reto de ofrecer a sus pacientes una experiencia satisfactoria y adaptada a sus necesidades. Y éste pasa por llevar una correcta gestión de la información personal y médica del paciente. Si bien, estos datos se recopilaban y almacenaban en papel, por tradición o simplemente, por mera comodidad, cada vez son más las clínicas que están dando el paso hacia la digitalización de la información y de sus procesos.
Este cambio solamente es posible con el apoyo tecnológico de un software para medicina estética. Con él, el personal de la clínica, tanto administradores del negocio, como doctores podrán llevar un control total sobre la seguridad y organización de los datos del paciente. Esto les facilitará el trabajo diario y les permitirá brindar una mejor atención. Si quieres saber cómo lograrlo, no pierdas detalle de lo que te contamos en este artículo.
Cómo eficientar la gestión de los datos de tus pacientes
Como bien sabes, la gestión de la información personal y médica de tus pacientes es uno de los temas más sensibles para un negocio de medicina estética como el tuyo. Llevar una gestión adecuada de estos datos te permitirá no sólo generar confianza y seguridad a tus pacientes, sino también cumplir con la legalidad en materia de protección de datos.
¿Cuáles son los errores más comunes en la gestión y organización de los datos del paciente?
- La duplicidad y carencia de calidad de los datos. Este puede suceder debido a la carencia de un software que permita a las clínicas gestionar sus datos de manera inteligente. Por ejemplo, si un paciente se registra dos veces con correos o teléfonos diferentes, se duplica el contacto y por tanto, se le abren dos fichas a su nombre. ¿Cuál es la correcta? ¿Cuál se debe consultar? Tener duplicidades, datos erróneos y confusos puede llevar a los negocios a tener una base de datos desordenada y poco funcional, y esto puede terminar afectando a la atención que brinda el personal de la clínica a los pacientes.
- El descontrol sobre los consentimientos y falta de privacidad de los datos. Éste es otro de los puntos en los que se suele complicar la gestión. Captar y almacenar los datos personales y médicos de tus pacientes te obliga a tener su consentimiento para tratarlos y usarlos, tanto para mejorar la atención que les ofreces, como para comunicarte con ellos.
Para poder tratar los datos personales y médicos de los pacientes se necesita su consentimiento. Tradicionalmente, se obtenía a través de un impreso, susceptible de perderse o mezclarse con otro tipo de documentos. De la misma manera, antes de comenzar un tratamiento, se firmaba otro documento de consentimiento informado. Tenerlo en papel era la única opción hasta que todo empezó a digitalizarse. - El desorden y pérdida de datos importantes. Este problema está directamente relacionado con el anterior. Si tener los consentimientos en papel es un problema, tener los datos almacenados en ficheros y archivos de Excel también. La información del paciente siempre debe estar a mano, bien organizada y completa. No debería presentar dificultad, ni bloquear al personal administrativo o médico de la clínica.
- La falta de agilidad a la hora de añadir y modificar información en tiempo real. Acceder a la información debería ser sencillo; registrar nuevos datos, actualizarlos y tenerlos siempre a mano, debería ser la norma.
Soluciones digitales para ser más eficiente en la organización de los datos de los pacientes
Nuestro software especializado en medicina estética ha sido desarrollado desde el punto de vista del médico, para facilitar su trabajo y hacer más eficiente los procesos de tu clínica. Para lograr esto, la plataforma ofrece varias soluciones prácticas.
- Una base de datos sin duplicidades. El software de flowww proporciona una base de datos centralizada que evita la existencia de datos duplicados. Si se detectan datos repetidos, el sistema alerta al profesional para que fusionen las fichas y unifiquen criterios. Esto permite que la base de datos quede correctamente organizada, sin datos sueltos y lista para proporcionar la mejor atención al paciente, incluyendo la segmentación y creación de listados.
- Una completa ficha de paciente 100% digitalizada y con información actualizada. La plataforma no solo brinda soporte, sino también campos y funcionalidades muy útiles para los profesionales médicos. Estos incluyen comentarios, avisos, etiquetas y campos extra. Además, Flowww ofrece una herramienta adicional para las clínicas: la aplicación flowww me. Esta aplicación cuenta con una versión simplificada de la ficha de paciente y se puede utilizar en la cabina o consulta para actualizar los datos con mayor rapidez y tomar notas importantes.
- Acceso directo al historial de paciente. En esta ficha digital, los médicos podrán consultar fácilmente qué tratamientos ha recibido el paciente, quién los realizó, los productos utilizados y su trazabilidad, además de las anotaciones de la historia clínica y las citas programadas para próximas fechas. Tener toda esta información a un clic de distancia es un valor incalculable para los médicos, ya que les permite consultarla de manera ágil y obtener un conocimiento detallado del paciente. Además, esta información es de gran valor para el médico estético durante la cita de tratamiento o consulta.
- Formularios disponibles para cumplimentación y firma electrónica. Tanto el personal comercial y administrativo de la clínica como los médicos podrán disfrutar de las ventajas de tener todos los formularios digitalmente: desde los consentimientos para el tratamiento de datos e imágenes, hasta el envío de comunicaciones comerciales y los documentos de consentimiento informado que debe ser firmados por el paciente antes de iniciar cualquier tratamiento. Los profesionales pueden rellenar y firmar digitalmente estos formularios desde una tablet y almacenarlos en la ficha del paciente para tenerlos siempre disponibles para consulta.
- Facilidad en la toma y almacenamiento de fotografías de seguimiento. Con la aplicación de gestión de flowww, los médicos pueden tomar fotografías antes, durante y después del tratamiento, y adjuntarlas a la documentación correspondiente de cada sesión de tratamiento. Esta característica facilita la labor de seguimiento al médico y permite al paciente visualizar los resultados de su tratamiento de manera más clara.
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