Sabemos que el día a día gestionando varias clínicas de estética o franquicias puede llegar a ser complicado, porque estás manejando un volumen grande de información, que va desde citas hasta cortes de caja o facturas y además, supervisar que los clientes tengan un servicio de calidad. Como resultado, esto puede llegar a generar preocupación y frustración ante el aumento de citas, servicios, control de equipo, organización del stock y más tareas que conlleva manejar una clínica o franquicia. 

Ante este nivel de exigencia, una de las mayores preocupaciones es poder tener un control total de la información de tus clientes como son sus datos, preferencias, gustos e historial médico y sus citas, ya que resulta vital para poder brindarles una experiencia completa y que regresen contigo siempre, comenzando así la fidelización con ellos.

El crecimiento y rentabilidad de tus clínicas, va de la mano con una correcta organización y control de todos los procesos y su información. ¿Has sentido que no tienes control total de ambas cosas? Esto es normal hasta cierto punto, pero si lo que buscas es seguir expandiendo tu negocio, necesitas una solución integral y online.

Así que no te preocupes, existe una manera de poder automatizar todos esos procesos y llevarlos al mundo digital: un software de gestión especializado en estética y belleza. Con flowww, tienes esa organización y control que buscas y ¡hasta más! La solución para tener más visibilidad de la gestión en cada clínica y tener la tranquilidad de un negocio bien organizado.

Optimiza la gestión del cliente con flowww

Digitalizar tu negocio ayudará a que dos de los procesos más importantes sean más fáciles de gestionar: la forma de agendar una cita y la información de tus clientes. flowww, es un software de gestión y marketing que te brinda las herramientas para optimizar tu tiempo y facilitar tus tareas diarias. 

En él, podrás dar de alta todas tus clínicas y gestionarlas, a través de una plataforma amigable y con un diseño intuitivo que te ayudará a navegar cómodamente. Además se sincroniza en tiempo real con las aplicaciones: flowww me y flowwwer, de las cuales hablaremos más adelante.

En este artículo, conocerás las funcionalidades indispensables para la correcta gestión de clientes en tus clínicas, así que ponte cómodo y sigue leyendo.

Agenda Online

Convierte el proceso de agendar una cita en tus clínicas en algo fácil, rápido y digital con flowww. Una agenda online inteligente será tu gran aliada para gestionar al máximo las citas de tus clínicas. Llevar tu agenda online, te dará muchos beneficios como ofrecerle a tus clientes distintas alternativas para agendar sus citas, por ejemplo: desde la app flowwwer, desde tu app de marca, página web y redes sociales, optimizando los tiempos y agilizando el proceso. 

Al momento de que tus clientes agenden una cita, el sistema cruzará la información y mostrará los días, horas y profesionales disponibles, así evitarás espacios en tu agenda y aprovecharás al máximo el día. 

Su diseño es amigable e intuitivo, lo que te ayudará a tener una mejor visibilidad de las citas. En esta pantalla podrás ver la agenda semanal, por cabinas o salas, con horarios específicos que pueden modificarse y diferentes colores que hacen referencia a la familia de tratamientos o servicios.

Al dar clic en una cita, aparecerá una pantalla donde muestra una ficha con los servicios o tratamientos que se han agendado para el cliente y donde podrás: mover la cita, eliminar la cita, anotar comentarios importantes, indicar que el cliente no asistió y validar la cita, generando un ticket para cobrar el servicio al finalizar.

Las acciones de cambiar o eliminar la cita siempre dejarán un rastro en la agenda. Esto nos puede ayudar a tener un mejor control, especialmente con el equipo de profesionales que manejan esta información.

Otra ventaja de la agenda online, es que tanto tú, como tu equipo, pueden instalar la aplicación flowww me en sus celulares o tabletas, brindando una mayor flexibilidad y agilidad al momento de agendar una cita estando en la clínica o fuera de ella. Estas citas agendadas directamente en la app, aparecerán en tu sistema en tiempo real, así no tienes que preocuparte por capturar la información, simplemente aparecerá.

Base de datos de cliente

Al momento de que un cliente agenda una cita o lo dan de alta en el sistema de cualquier sucursal, se registra su información personal en el sistema. Así se va creando tu base de datos. Tenerla organizada es fundamental para una correcta gestión de tus clínicas. flowww te ofrece una base de datos 100% online para almacenar los datos de tus clientes de forma segura y accesible en la nube, la cual está sincronizada con el sistema y accesible para consulta desde el navegador o la aplicación, instalada en tu tablet o celular.

Para consultarla, solo tienes que dirigirte al apartado de ‘Gestión de clientes’ de tu sistema y te aparecerá la siguiente pantalla con un listado de clientes encontrados.

Al hacer clic en un cliente, te abrirá una ventana, donde muestra los datos básicos como nombre, teléfono, fecha de nacimiento, sexo, etc. Además, en la parte superior de la ventana, encontrarás pestañas con la siguiente información:

• Historial, con todos los servicios que se ha realizado el cliente.
• Pagos aplazados, en el caso de que el cliente haya realizado algún tratamiento con este tipo de pagos.
• Tratamientos en proceso o finalizados.
• Avisos habilitados para enviar por notificaciones push en la app, SMS o correo.
• Descuentos, donde podrás ver todos los descuentos que el cliente ha recibido.

Organiza, clasifica y accede a esta información crucial de tus clientes y continúa enriqueciéndola con más datos para ahondar más en los gustos o preferencias de tus clientes. Así brindarás una experiencia completa y personalizada a sus gustos y necesidades. Esto aumentará la recurrencia y ventas en tus clínicas, abriendo la puerta a la fidelización, gracias a la centralización de la información en el sistema.

Segmentación

Con diferentes clínicas, tu base de datos es enorme y diversa, cada cliente tiene un perfil en específico. Crear perfiles de clientes, es importante para personalizar y saber a quiénes les enviarás información como promociones o servicios.

Esto te ayudará a conocer mejor a tu clientela, qué servicios consumen más y cuáles son sus necesidades o problemas y, con esta información, recomendarles productos, tratamientos o servicios que podrás enviar a través de e-mails automatizados o notificaciones push. Así, es como logras que se sientan escuchados y cuidados en tu negocio, porque les ofrecerás algo ajustado a su presupuesto, necesidades o preferencias, asegurando una venta.

Con la búsqueda avanzada de flowww, podrás segmentar tu base de datos y diseñar estos perfiles para agruparlos por edad, sexo, ubicación, antigüedad y preferencias. Después, al aplicar un filtro, el sistema te mostrará los perfiles que cumplan con los parámetros. ¿Qué filtros puedes utilizar? Te decimos a continuación:

• No debieron haber comprado. Este filtro te brinda la posibilidad de seleccionar clientes que se han hecho tratamiento/servicio o que no se han hecho tratamiento/servicio. Con base en los resultados, puedes sugerir o crear promociones de los tratamientos o servicios que no se han realizado:

• Debieron haber comprado. Contrario al filtro anterior, aquí, obtienes resultados de los tratamientos/servicios que sí se han realizado y puedes sugerir tratamientos/servicios similares

Estos filtros son una muestra de la variedad que puedes encontrar en el sistema. Cada uno de ellos te ayudará a segmentar dependiendo del objetivo que tengas.

Workflow

Al seleccionar los perfiles de clientes mediante la segmentación, podrás realizar acciones de marketing como enviar promociones, descuentos, invitar a descargar la app, premiar la fidelidad de tus clientes o hacer que regresen los clientes que no te han visitado en meses.

Puedes realizar acciones puntuales o bien, hacer que se repitan y se envíen de forma automática a los clientes que cumplan determinadas condiciones cada día, semana o mes, gracias a los workflows. Esta funcionalidad te ayuda a automatizar tus tareas marketing más repetitivas, evitándote tener que lanzarlas de forma manual cada vez. Programas una vez y ¡dejas que flowww se encargue de dispararlas en el momento adecuado!

Realizarlo es tan fácil que puedes hacerlo en 3 simples pasos que te mostramos a continuación: 

En esta pantalla, podrás crear previamente una campaña, en el ejemplo mostramos la campaña “¡Te extrañamos!” dirigida a una base segmentada de clientes que no han acudido en 6 meses. Les brindaremos puntos si se hacen un tratamiento y esta información se enviará los días miércoles cada 15 de mes a las 3 de la tarde hasta final de año. Esta información la puedes ajustar a tus necesidades.

En la siguiente pantalla, podrás seleccionar las clínicas de tu negocio a las que deseas que se envíe esta información o a un conjunto de clientes.

En el caso de utilizar la opción de conjunto de clientes, te desplegará una lista de opciones donde te permitirá segmentar más tu base de datos. Selecciona las que más te interesen y al final obtendrás la información que necesitas.

Por último, te dará la opción de crear descuentos personales a cada uno de tus clientes, podrás elegir “sí” o “no”. Y listo, el workflow se guardará y en automático ejecutará las acciones en los días y horas que elegiste.

¡Así de fácil es crear un workflow! Utilízalo para darles ese valor añadido a tus clientes y hazlos sentir especiales. Su recurrencia aumentará y sus recomendaciones a tu negocio por consiguiente, lo que aumentará la reputación de tus clínicas y las ventas.

Te compartimos algunos ejemplos de workflow que puedes comenzar a utilizar con flowww:

• Bienvenida: Todos los días hace un rastreo a tu base de datos y busca a los nuevos clientes que se dieron de alta el día anterior. Les envía un email de bienvenida a las 9 hrs. "¡10% descuento para su próxima visita!"
  
  
• Recuperación: Rastrea 1 vez al mes los clientes que hace más de 6 meses no han acudido y les ofrece un 20% de descuento en su tratamiento favorito. "¡Te extrañamos!"
  
  
• Descarga de la app: Rastrea una vez por semana de los clientes que han descargado la app y les regala 50 puntos para gastar en el pago de servicios reservados o de sus compras. "¡Gracias por descargar la app!"

Esperamos que esta información te aporte una visión más completa de cómo optimizar la gestión del cliente en tus clínicas o sucursales y, no solo en esta parte, sino optimizando y digitalizando todos los procesos en tu negocio. flowww no es solo un software de gestión, sino una herramienta de marketing especial para clínicas estéticas.

Si quieres conocer más de flowww, agenda ahora una prueba gratis para que un asesor se ponga en contacto contigo. Estaremos encantados de saber de ti.